• Версия для слабовидящих
  • Мобильная версия

ПОЛОЖЕНИЕ

о Департаменте внутреннего администрирования

 

 

1. Общие положения

 

1. Департамент внутреннего администрирования (далее – Департамент) является структурным подразделением Министерства национальной экономики Республики Казахстан (далее – Министерство).

2. Департамент в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан,  Законами Республики Казахстан, актами Президента и Правительства Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами, Положением о Министерстве, приказами и поручениями руководства Министерства, а также настоящим Положением.

3. Структура, штатная численность Департамента утверждается Ответственным секретарем Министерства в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

4. Департамент состоит из:

1) Управления контроля и документационного обеспечения (далее – УКДО);

2) Управления государственных закупок (далее – УГЗ);

3) Управления материально-технического и организационного обеспечения (далее – УМТОО).

4) Управления развития государственного языка и редактирования (далее – УРГЯР).

 

 

2. Основные задачи, функции, права и обязанности Департамента

 

5. УКДО:

5.1. Задача: организация документооборота Министерства.

Функции:

1) осуществляет первоначальную обработку входящих документов;

2) организует своевременное рассмотрение входящих документов руководством Министерства;

3) организует при необходимости копирование, тиражирование и доведение входящих документов до структурных подразделений – исполнителей;

4) обеспечивает единый порядок документирования;

5) организует делопроизводство по обращениям физических и юридических лиц поступивших на бумажном носителе, так же на портал «электронного Правительства»;

6) ежеквартально обеспечивает утверждение графика приема физических и юридических лиц руководством Министерства;

7) организует контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

8) организует и осуществляет контроль за сроками исполнения структурными подразделениями Министерства поручений вышестоящих органов и руководства Министерства;

9) осуществляет взаимодействие по вопросам исполнения контрольных документов с Администрацией Президента и Канцелярией Премьер-Министра Республики Казахстан;

10) подготавливает исходящие документы к отправке -  осуществляет контроль за правильностью оформления исходящих документов (как электронных, так и бумажных), конвертирование;

11) систематически информирует руководство Министерства и структурные подразделения о ходе и результатах исполнения документов;

12) обеспечивает структурные подразделения Министерства бланками писем и организует сохранность неиспользованных бланков писем, ведение их учета, составление необходимой отчетности, проведение работ по уничтожению неиспользуемых и испорченных бланков строгой отчетности и штампов;

13) организует работу комиссии по проверке наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей и штампов в Министерстве;

14) представляет по мере необходимости в Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан информацию о состоянии исполнительской дисциплины в Министерстве;

15) ежеквартально представляет в Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан информацию о результатах приема физических лиц и представителей юридических лиц руководством Министерства;

16) ежемесячно представляет статистический отчет формы № 1-ОГ                    «О рассмотрении обращений физических и юридических лиц» в Комитет по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры Республики Казахстан;

17) ежемесячно представляет отчет о выданных талонах с уникальным номером в Комитет по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры Республики Казахстан;

18) принимает меры по совершенствованию документооборота;

19) разрабатывает Правила документирования и управления документацией в Министерстве и другие нормативные методические документы по вопросам документирования и управлению документацией;

20) разрабатывает отраслевой перечень документов, образующихся в деятельности Министерства, с указанием сроков хранения, для составления номенклатуры дел Министерства и проведения экспертизы ценности документов;

21) составляет Сводную номенклатуру дел Министерства;

22) разработка и корректировка Регламента Министерства;

23) совершенствует общую методологию и методику исполнения контрольных документов;

24) проводит инструктаж, совещания и консультации с работниками структурных подразделений Министерства, работающих по трудовому договору (делопроизводители) по вопросам документирования;

25) осуществляет организацию и прием услуги Казпочты;

26) осуществляет организацию и прием услуги по подписке на периодические издания;

27) периодически проводит работу по повышению квалификации работников Управления и архива;

28) разрабатывает Положение центральной экспертной комиссии Министерства.

5.2. Задача: ведение  ведомственного архива.

Функции:

1) осуществляет организацию и прием услуги по научно-технической обработке документов;

2) собирает документы, состав которых предусмотрен в разделе 2 настоящего положения;

3) обеспечивает качество экспертизы ценности, сохранности, учета и использования документов, временно хранящихся в ведомственном архиве;

4) подготавливает и передает документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда, на постоянное хранение в Национальный архив Республики Казахстан;

5) осуществляет методическое руководство в области совершенствования делопроизводства и архивного дела в Министерстве;

6) принимает в установленном порядке на временное хранение документы Министерства;

7) участвует в работе центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК) Министерства;

8) оказывает методическую помощь структурным подразделениям в проведении экспертизы ценности документов при передаче документов на временное хранение в ведомственный архив;

9) проводит экспертизу ценности документов, временно хранящихся в ведомственном архиве, составляет годовые разделы сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подает в установленном порядке указанные разделы описей дел и акты на согласование и утверждение;

10) проводит необходимый комплекс работ с документами личного происхождения;

11) осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение документов;

12) выявляет особо ценные документы, организует учет данных документов и их страховых копий;

13) ежегодно составляет и предоставляет один раз в три года в Национальный архив Республики Казахстан паспортные учетные данные о количестве и составе временно хранящихся документов Национального архивного фонда;

14) составляет и ведет научно-справочный аппарат к хранящимся документам с учетом преемственности с научно-справочным аппаратом к документам, ранее переданным на постоянное хранение в Национальный архив Республики Казахстан;

15) готовит и в установленном порядке осуществляет передачу документов Национального архивного фонда на постоянное хранение в Национальный архив Республики Казахстан;

16) осуществляет использование в научных и практических целях ретроспективной документной информации;

17) осуществляет проверку правильности формирования, оформления и оперативного хранения дел в Министерстве;

18) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников делопроизводственной  службы Министерства.

 

6. УГЗ:

6.1. Задача: планирование потребности Министерства в товарах, работах и услугах, необходимых  для обеспечения деятельности.

Функции:

1) планирует потребность Министерства в товарах, работах и услугах, необходимых для обеспечения деятельности;

2) принимает участие в планировании расходов по обеспечению деятельности Министерства;

3) разрабатывает бюджетные заявки по расходам на канцелярские  товары, основные средства (мебель), прочие товарно-материальные ценности, услуги типографии и полиграфии;

6.2. Задача: осуществление деятельности в сфере государственных закупок по приобретению товаров, работ и услуг, необходимых для обеспечения функционирования Министерства.

Функции:

1) проводит работу по формированию и утверждению плана государственных закупок товаров, работ, услуг Министерства;

2) подготавливает и проводит совместно со структурными подразделениями государственные закупки товаров, работ и услуг от лица Министерства;

3) осуществляет материально-техническое обеспечение Министерства;

4) осуществляет организацию и прием услуг типографии (визиток) и полиграфии (вывесок, штампов, печатей);

5) предоставляет информацию по проведенным государственным закупкам в уполномоченный орган;

6) осуществляет взаимодействие с Единым организатором государственных закупок.

7. УМТОО:

7.1. Задача: материально-техническое обеспечение деятельности Министерства.

Функции:

1) формирует потребность, разрабатывает бюджетную заявку и участвует в разработке годового плана государственных закупок, планов финансирования по обязательствам и платежам по расходам в сфере материально-технического обеспечения Министерства;

2) принимает участие в государственных закупках, осуществляет контроль исполнения плана по платежам по мероприятиям в сфере материально-технического обеспечения Министерства;

3) осуществляет организацию и прием услуг связи внутри учреждения, а также услуг по междугородней и международной связи;

4) осуществляет организацию и прием услуг кабельного телевидения;

5) осуществляет организацию и прием услуг по технической экспертизе вычислительной и организационной технике;

6) осуществляет организацию и прием услуг по утилизации вычислительной и организационной технике;

7) осуществляет организацию и прием услуг по профилактике и техническому обслуживанию компьютерной и организационной техники;

8) осуществляет организацию и прием транспортных услуг;

9) осуществляет организацию и прием услуг по хозяйственному обслуживанию;

10) выполняет функции материально-ответственного лица Министерства по ведению учета, хранению, приему и отпуску, участию в инвентаризации, списании вычислительной, и организационной техники, расходных материалов Министерства;

11) организует работу копировально-множительного цеха Министерства.

7.2. Задача: организационное обеспечение деятельности Министерства.

Функции:

1) формирует потребность, разрабатывает бюджетную заявку и участвует в разработке годового плана государственных закупок, планов финансирования по обязательствам и платежам по расходам в сфере организационной работы Министерства;

2) принимает участие в государственных закупках, осуществляет контроль исполнения плана по платежам по мероприятиям в сфере организационной работы Министерства;

3) организует культурно-массовые мероприятия Министерства;

4) осуществляет организационные мероприятия (транспорт, встреча, сопровождение, обеспечение культурной программой, проведение официального приема от имени Министра) по встрече делегации участников различных съездов, форумов, Ассамблей народов Казахстана и других мероприятий, закрепленных за Министерством, Правительством Республики Казахстан;

5) организует техническое сопровождение заседаний, коллегий, совещаний Министерства.

8. УРГЯР:

8.1. Задача: координирует работу по применению государственного языка в Министерстве.

Функции:

1) осуществляет  редактирование исходящей корреспонденции, проектов нормативных правовых актов, международных соглашений, иной документации, разрабатываемой Министерством на государственном языке;

2) организует работу по изучению государственного и иностранных языков сотрудниками Министерства;

3) разрабатывает План мероприятия Министерства по реализации  программы функционирования и развития языков и обеспечивает работу по его реализации.

Кроме того, Департамент:

координирует бюджетные программы: 001 «Услуги по формированию и развитию экономической и торговой политики, системы государственного планирования и управления» и 017 «Капитальные расходы Министерства национальной экономики Республики Казахстан»;

оказывает консультативную помощь структурным подразделениям Министерства по курируемым отраслям;

участвует в разработке, корректировке, мониторинге и оценке реализации раздела 7. «Бюджетные программы» Стратегического плана развития Республики Казахстан;

 осуществляет своевременную подготовку материалов и заключений по входящей и исходящей корреспонденции;

участвует в разработке, корректировке и реализации стратегического и операционного планов Министерства;

осуществляет учет и хранение документов, контроль за состоянием и сохранностью до передачи их на хранение в архив Министерства;

участвует в разработке и проведении мероприятий, направленных на повышение квалификации специалистов Департамента;

выполняет иные рабочие поручения и задания руководства.

9. Права и обязанности:

запрашивать и получать в установленном законодательством порядке необходимую для осуществления возложенных на него функций информацию и материалы от государственных органов, структурных подразделений Министерства, центральных и местных исполнительных органов, а также иных заинтересованных организаций, их должностных лиц;

созывать и проводить в установленном порядке совещания по вопросам, входящим в его компетенцию, привлекать для участия в них специалистов других подразделений Министерства, других государственных органов и заинтересованных организаций;

принимать участие на совещаниях в государственных органах, подразделениях Министерства, иных заинтересованных организаций по вопросам, затрагивающим его интересы;

представлять интересы Министерства (по поручению руководства) в государственных и иных организациях, в пределах своей компетенции;

вносить предложения руководству Министерства по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

представлять, в пределах своей компетенции, достоверную и полную информацию в соответствии с Законом Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года «О доступе к информации»;

освещать деятельность Министерства в средствах массовой информации и на интернет-ресурсе Министерства в пределах компетенции Департамента;

осуществлять иные права, предусмотренные действующими законодательными актами Республики Казахстан;

соблюдать требования действующего законодательства Республики Казахстан;

обеспечивать четкую организацию работы Департамента и ее совершенствование;

нести личную ответственность за сроки и качество выполняемых ими поручений,  добросовестно выполнять  служебные  обязанности;

строго соблюдать трудовую и исполнительскую дисциплину, государственную и служебную тайну;

систематически заниматься повышением своей квалификации;

строго соблюдать правила служебной этики.

 

 

3. Организация деятельности Департамента

 

10. Департамент обладает полномочиями, необходимыми для реализации его основных задач и функций, в соответствии с законодательными актами, актами Президента Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.

11. Департамент возглавляет директор, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

12. Директор Департамента имеет  двух  заместителей.

13. Директор Департамента осуществляет общее руководство деятельностью Департамента и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Департамент задач и осуществление им своих функций.

14. Директор Департамента представляет руководству Министерства предложения по структуре и штатному расписанию Департамента.

15. В этих целях директор Департамента:

1) определяет обязанности и полномочия своих заместителей;

2) определяет обязанности и полномочия начальников управлений;

3) осуществляет иные полномочия в соответствии с законами и актами Президента Республики Казахстан.

16. Заместители директора Департамента:

1) координируют деятельность Департамента в пределах своих полномочий;

2) в период отсутствия директора Департамента осуществляют общее руководство деятельностью Департамента и несут персональную ответственность за выполнение возложенных на Департамент задач и осуществление им своих функций;

3) осуществляют иные функции, возложенные директором Департамента.

17. Документы, направляемые от имени Департамента в другие структурные подразделения по вопросам, входящим в компетенцию Департамента, подписываются директором Департамента, а в случае отсутствия – лицом его замещающим.